Pismo dotknięte brakami formalnymi nie może wywołać żadnego skutku do czasu uzupełnienia tych braków przez osobę, które je wniosła. Co więcej sąd zwróci stronie pismo, jeżeli nie uzupełni ona jego braków formalnych, wskazanych w pisemnym wezwaniu sądu.
Każde postępowanie cywilne jest inicjowane poprzez złożenie pisma procesowego w postaci pozwu lub wniosku. W toku postępowania, strony w nim uczestniczące, mogą składać dalsze pisma, np. wnioski dowodowe czy też środki zaskarżenia w postaci zażalenia lub apelacji. Niekiedy to sąd wzywa strony do przedstawiania na piśmie określonych informacji. Umiejętność prawidłowego formułowania pism procesowych ma istotne znaczenie dla późniejszego rozstrzygnięcia w danej sprawie. Zgodne z wymogami prawa formułowanie pism procesowych pomaga również przyśpieszyć procedowanie spraw.
Wymogi formalne
Na wstępie należy zaznaczyć, iż każde pismo, sporządzane w toku postępowania cywilnego powinno zawierać oznaczenie sądu, do którego jest skierowane. Dla spełnienia tego wymogu wystarczające jest określenie nazwy sądu oraz podanie jego adresu. Wskazane jest także określenie właściwego wydziału. W każdym sądzie są bowiem co najmniej 4 wydziały, zdarzają się natomiast takie, w których wydziałów jest kilkanaście.
Niezbędnym elementem jest również oznaczenie stron, które występują w danej sprawie. W przypadku osób fizycznych oznaczeniem tym będą ich imiona i nazwiska. Osoby prawne oznacza się natomiast poprzez podanie ich nazwy. Jeżeli strona reprezentowana jest przed przedstawiciela ustawowego (np. małoletnie dziecko reprezentowane przez rodzica) lub pełnomocnika to również te osoby powinny być wskazane w piśmie. Gdy mamy do czynienia z pierwszym pismem w sprawie to konieczne jest również oznaczenie miejsca zamieszkania lub siedziby każdej ze stron. Muszą być to aktualne adresy zamieszkania lub siedziby strony. Osoba wnosząca pismo do sądu, w swoim pierwszym piśmie kierowanym do sądu, musi podać także swój numer PESEL lub ewentualnie numer NIP, jeśli taki posiada.
Kolejny element to oznaczenie rodzaju pisma, czyli coś co można określić jako „tytuł” danego pisma procesowego. Przykładowo jeżeli ktoś chce wystąpić o zapłatę odszkodowania wobec ubezpieczyciela to powinien swoje pismo zatytułować jako pozew o zapłatę odszkodowania.
Należy zwrócić uwagę, iż każda sprawa, która zostanie zarejestrowana w sądzie otrzymuje sygnaturę. Jest to indywidualne oznaczenie nadawane sprawie. Pisma, które strona kieruje do sądu w toku postępowania powinny zawierać tą sygnaturę. Dzięki temu pismo można łatwo przyporządkować do konkretnej sprawy. Sygnaturę sprawy strona poznaje z pierwszego pisma, które kieruje do niej sąd.
Wyraźne żądanie
Kolejnym niezbędnym elementem każdego pisma procesowego jest osnowa wniosku lub oświadczenia. Mówiąc inaczej jest to kategorycznie sformułowane żądanie lub twierdzenie strony. To zasadnicza treść każdego pisma procesowego, w którym osoba kierująca pismo do sądu wskazuje jakiego działania oczekuje od sądu lub przekazuje istotne dla toczącej się sprawy informacje. W elemencie tym istotne jest, by strona wyartykułowała w możliwe jasny i zrozumiały sposób czego chce lub na co chciałaby zwrócić uwagę sądu. Co do zasady należy również wskazać fakty, na których strona oparła swoje stanowisko oraz przedstawić dowody na wykazanie każdego z tych faktów.
W przypadku pism procesowych dotyczących roszczeń majątkowych konieczne jest podawanie wartości przedmiotu sporu. Mówiąc w dużym uproszczeniu jest to wyrażona w kwocie pieniężnej wartość odpowiadająca prawu majątkowemu, którego dotyczy sprawa.
Część pism procesowych podlega opłacie. Takimi pismami są między innymi pozwy czy też apelacje. Sąd nie podejmie żadnej czynności na skutek pisma, od którego nie została uiszczona należna opłata. Dlatego przed wniesieniem pisma do sądu należy ustalić czy podlega ono opłacie, a jeśli tak to jaka jest jej wysokość.
Każde pismo procesowe musi zawierać własnoręczny podpis strony, ewentualnie jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika jeżeli taki występuje w sprawie.
Na samym końcu koniczne jest również wymienienie wszystkich załączników dołączonych do pisma procesowego. Mogą być nimi m.in. dokumenty, fotografie czy też nośniki elektroniczne. Trzeba pamiętać, że do pisma procesowego należy dołączyć jego odpisy oraz odpisy wszystkich załączników. Jest to konieczne bowiem odpisy pisma wraz ze wszystkimi załącznikami sąd przesyła pozostałym stronom postępowania. Niekiedy dopełnienie tego wymogu jest kłopotliwe. Zdarza się bowiem, iż w jednej sprawie w charakterze stron występuje kilkadziesiąt osób.
Powyżej przedstawiłem podstawowe wymagania formalne pism procesowych w postępowaniu cywilnym. Wniesienie pism procesowych o szczególnie doniosłym znaczeniu jak pozew czy apelacja wymaga spełnienia dodatkowych wymogów. Należy mieć świadomość i postępowanie cywilne jest mocno sformalizowane i razie wątpliwości co do prawidłowości swoich działań skorzystać z pomocy specjalisty.
Adam Chemycz
Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego, adwokat Izby Adwokackiej w Siedlcach.
You must be logged in to post a comment.